POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Esta política aplica al tratamiento de datos personales suministrados a través de formularios, comunicaciones, solicitudes comerciales y demás interacciones relacionadas con VORTX Trips.

VORTX Trips busca recolectar únicamente la información razonablemente necesaria para comprender y gestionar la solicitud del usuario.

El formulario público Plan Your Trip no solicita pasaporte, documento de identidad, fecha de nacimiento, información de salud, datos de pago ni información consular sensible.

• →nombre
• →empresa
• →cargo o función
• →correo electrónico
• →teléfono cuando el usuario decida proporcionarlo
• →ciudad o país
• →viajeros
• →fechas aproximadas
• →industria
• →productos o categorías de interés
• →objetivos empresariales
• →ciudades, ferias o actividades de interés
• →necesidades de acompañamiento
• →información contenida voluntariamente en mensajes o solicitudes

• →recibir, registrar y analizar solicitudes
• →contactar al interesado en relación con su solicitud
• →comprender objetivos, fechas, productos, industrias y necesidades de viaje o acceso empresarial
• →estructurar posibles rutas, servicios, agendas o propuestas
• →evaluar disponibilidad y viabilidad operativa
• →preparar y gestionar una eventual relación comercial
• →coordinar servicios contratados
• →realizar seguimiento a solicitudes y proyectos
• →conservar trazabilidad operativa, comercial y de atención
• →atender consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales
• →cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas o probatorias aplicables

Cuando el cliente solicite expresamente continuar una oportunidad comercial mediante VORTX Global, la información necesaria podrá utilizarse para evaluar y gestionar esa continuidad bajo el alcance comercial correspondiente.

La presentación de un Trip Brief no implica automáticamente la contratación de VORTX Global ni autoriza por sí sola un nuevo alcance comercial.

Salvo los casos exceptuados por la ley, el tratamiento de datos personales se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por un medio que permita conservar prueba de dicha autorización.

El titular puede abstenerse de proporcionar información opcional. VORTX Trips no condicionará el formulario público a la entrega de datos sensibles que no sean necesarios para la solicitud.

Cuando resulte necesario para analizar, preparar o ejecutar un servicio contratado, VORTX podrá utilizar proveedores tecnológicos, operadores, prestadores de servicios u otros encargados del tratamiento.

Solo deberá utilizarse o compartirse la información razonablemente necesaria para la finalidad correspondiente.

Cuando una operación requiera tratamiento, transmisión o transferencia internacional de datos, deberá gestionarse de acuerdo con la legislación aplicable y las autorizaciones que correspondan.

• →conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• →solicitar información sobre el uso dado a sus datos
• →solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda
• →solicitar la supresión de datos o revocar la autorización cuando legalmente proceda
• →presentar consultas o reclamos
• →presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el procedimiento aplicable ante el responsable
• →acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos previstos por la ley

PRO LIFE CONCEPTS SAS adoptará medidas razonables de carácter administrativo, técnico y organizacional orientadas a proteger la información frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido o divulgación no autorizada.

El acceso interno deberá limitarse a personas que requieran la información para las finalidades autorizadas.

Para solicitudes y Trip Briefs que no se conviertan en una relación comercial, la información podrá conservarse hasta por tres (3) años contados desde la última interacción relevante, salvo que el titular solicite antes su supresión y no exista obligación o justificación legal para conservarla.

En el caso de clientes, operaciones, contratos y relaciones comerciales, la información podrá conservarse durante la relación y posteriormente durante los períodos necesarios para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o probatorias.

Una vez agotada la finalidad y los períodos aplicables, la información deberá ser eliminada, anonimizada o conservada únicamente cuando exista un deber legal que lo justifique.

VORTX Trips no diseña Plan Your Trip para recolectar deliberadamente datos sensibles ni información personal de niños, niñas o adolescentes.

Si alguna operación futura requiriera datos de esta naturaleza, deberá aplicarse un procedimiento específico acorde con la legislación aplicable.

Esta política podrá actualizarse cuando cambien los servicios, procesos internos, requisitos regulatorios o prácticas de tratamiento.

Las modificaciones materiales deberán reflejarse en esta página indicando la fecha de actualización correspondiente.

Esta versión entra en vigencia el 22 de agosto de 2026.